چطور مرز بین خودتان و کارفرما /مشتریان را حفظ کنید.

در پست های قبل در مورد تجربه هایم و همین طور اشتباهاتم صحبت کردم، اما چالش جذاب کار کردن هیچ وقت تمام نمی شود و یکی از آن ها حفظ مرز شماست.

متوجه شده ام در مورد کارهایی که شما آن را به عموم نمایش می دهید این مساله خیلی حساس است شما یک مخاطب ندارید، بلکه دسته های مختلفی دارید: دسته ی اوّل بیننده ها هستند، ببیننده ها از افراد خاکی  خوششان می آید و اساسا دوست دارند روند کاری این هنرمندان را دنبال کنند. دسته ی دوم همکاران هستند، برخی حامی هستند و علاقه مند به همکاری اما برخی نه. و دسته ی سوم سفارش دهنده ها هستند، این همان چالشی است که گفتم متوجه شده ام که حتما لازم است ظاهری جدی نیز از کارتان ارائه دهید، اگر همیشه کار را به شکل نگفتن افتخارات، عناوین، مصاحبه ها و تنها برای مخاطب گروه اوّل پیش ببرید، گاهی برخی سفارش دهنده های غیر حرفه ای برخورد بیش از حد  غیر جدی ای نه با شما بلکه با کسب و کار شما می کنند. در ادامه چند راهکار را که از سایت های مختلف دیده ام می آورم

Image result for boundaries

  • ۱- به وقت خود احترام بگذارید
  • ۲- مکالمه ی مناسب هر مشتری داشته باشید
  • ۳- کنترل را به دست بگیرید و یاد آوری کنید
  • ۴- بگویید “نه” و به آن عمل کنید
  • ۵- توقعات مشتری را همان اول شکل دهید
  • ۶- از مرزهای خود احساس گناه نکنید.
  • ۷- مؤدب باشید.
  • ۸-از دیگران دعوت کنید که تعاملات خود را از قبل زمانبندی کنند.
  • ۹- اسم افراد را یاد بگیرید و صدا بزنید.
  • ۱۰- از عنوان ها استفاده کنید.
  • ۱۱-حاضر باشید که سؤال بپرسید.
  • ۱۲-پیش از صحبت کردن، دیگران را تصدیق کنید
  • ۱۳-بگویید متشکرم.
  • ۱۴-بگویید خواهش می کنم.
  • ۱۵- از آدرس ایمیل های مختلف استفاده کنید.
  • ۱۶-بیشتر از یک شماره تلفن داشته باشید.
  • ۱۷-اعتبار کارهای خوب را با دیگران تقسیم کنید.
  • ۱۸-وقتی دیگران کارشان را به خوبی انجام می دهند، توجه کنید و آن را به زبان آورید.
  • ۱۹-مورد تقاضا باقی بمانید.
  • ۲۰-نظرات متفاوت داشته باشید.
  • ۲۱-دفتر خاطرات کاری کوتاهی داشته باشید.
  • ۲۲-پیش بینی و راهنمایی کنید.
  • ۲۳-فعالانه به اشتراک بگذارید.
  • ۲۴- (تا حدی) لباس های رسمی بپوشید.
  • ۲۵-فیدبک خوب بدهید.
  • ۲۶-مذاکره کنید.
  • ۲۷-وقتی چیزی را نمی دانید، به آن اذعان کنید.
  • ۲۸-آماده باشید که به حرکت ادامه دهید.
  • ۲۹- قوانین خودتان را تعریف کنید
  • ۳۰- در اجرای قوانین پایداری کنید، آن ها را به مشتریان بگویید و خودتان باشید

تعیین قوانین  بر عهده ی خود شماست مثلا شاید شما در کار آرایش باشید و  یا مربی شنا، معمولا منشی ثبت نام و یا دریافت هزینه قوانین مالی را اجرا می کند و  در شیوه ی برخورد صمیمیت بیشتری وجود دارد مثلا سارا جون  اما فرض کنید شما شرکت مهندسی مشاور دارید،و پروژه های بزرگ تری است، تماس یک نفر از  فلان شرکت یا فلان موسسه با شما با دایرکت یا تلگرام، تغییر  نوع خطاب کردن شما از «شما/ خانم یا آقای کارگردان/ خانم یا آقای مهندس/ وقت بدهید/ تفاهم/قرارداد»  به  «تو/ عزیزم/ می تونی/ وقت ندارم / ایمو داری»  ایرادی بر فرد تماس گیرنده وارد نمی کند بلکه نشان می دهد شما در ایجاد جو ، سالن، و نمایش جدی از کارتان موفق نبوده اید.

بعضی ها خیلی به این مساله اهمیت نمی دهند مثلا گاهی افراد با سابقه که دیگر جا افتاده اند، پیشنهادات جدی دارند  و یا انقدر تجربه کرده اند که دیگر برایشان اهمیتی ندارد. اما اگر تازه در حال گسترش ورود به بازار باشید این مساله خیلی مهم است. یعنی اینکه چه طور مرز بین خود و کارفرما/ مخاطب/ همکار و … را حفظ کنید.   برای ایجاد این مرز باید اوّل از همه خودتان بسیار مودبانه و با شخصیت رفتار کنید. برخی به اشتباه و ناخودآگاه به این سمت می روند که با گارد، با بدبینی و کمی بداخلاقی پاسخگو باشند، این شاید واکنشی در ابتدا طبیعی باشد اما به هیچ وجه به سراغ این روش نروید بلکه برعکس تا می توانید روال ها را درست کنید، به مراجعه کنندگان کمک کنید ، مودب و با شخصیت رفتار کنید. هرکس متناسب با ساختمان و محیطی که وارد آن می شود برخورد می کند، شاید افرادی مناسب محیط شما نباشند اما شما همیشه محیط را مناسب افراد با شخصیت، قانونمند و سر قول آماده کنید، نا طوری که خودآگاه غالب افراد سعی کنند خودشان را موقع ورود به کسب و کار شما به همان شرایط منطبق کنند و از بودن با شما لذت ببرند.

مساله ی آموختن نحوه ی برخورد با شما به دیگران مهارتی است که دشوار است، و به جایگاه شما هم بستگی دارد. مثلا برخی طنزنویسان را که رسد کرده ام با اینکه شاید در متن خود کلمات عجیب و غریبی به کار ببرند یا به خودشان بد و بیراه بگویند اما چون بین آن داستان و خودِ واقعی شان فاصله ایجاد کرده اند، همچنان اجترامشان حفظ می شود.

پیشنهاد دادن آداب خودش را دارد که شاید افراد از اول ندادنند در کل اهمینی ندارد که دیگران چه طور پیشنهاد بدهند شما می توانید بپذیرید یا نپذیرید و  اهمیتی ندهید اما اگر می بینید زمان شما تلف می شود بهتر است روال کاری برای آن درست کنید.

در کل توسعه دادن روابط کار پسندیده ای است و باعث صبور شدن ، با تجربه شدن شما می شود و کمک می کند شما خیلی زودتر متوجه شوید چه زمانی باید وارد مذاکره شوید و چه زمانی خیر

همانطور که مثلاً در تدریس شما برخوردهای متفاوتی با همکار مدرس، نیروی اجرایی (افراد غیر دبیر)، مدیر، دانش آموز/هنر آموز/زبان آموز و … دارید. با مخاطبان ( دانش آموزان/ دبیران شرکت کننده در دوره های ضمن خدمت) می توان در وسط کلاس صمیمی و راحت بود ضمن اینکه با رسمی بودن در شروع کلاس و حفظ قوانین مثل  و سخت گیری در خروج و ورود، غیبت، توجه به کار آن ها و تمرین ها، خطاب کردن آن ها با عبارت شما، احترام گذاشتن به آن ها رابطه را حفظ کرد البته این سلیقه ی من است و توانایی آن با یک یا دو سال به دست نمی آید برخی بیش از حد سخت گیر یا بی حوصله اند و نا خودآگاه ترغیب به کپی کردن تمرین ها و دلزدگی پیش می آید، برخی هم بیش از اندازه راحت گیر هستند و ناخودآگاه سیگنالی می دهند که دانش آموزان گاهی از کلاس های آن ها بیشتر غایب می شوند یا کار نمی کنند  یا ساعت زیادی به کارهای بی ارتباط به درس  می گذرد و در کل هدف اصلی فراموش می شود، گاهی معلم فکر می کند محبوب است اما در واقع این طور نیست، بلکه تصور کلاس کم اهمیت که می شود زیاد از آن غیبت کرد را ایجاد می کنند.

در مورد کادر اجرایی باز سلیقه ای است اما من ترجیح می دادم حتما با عبارت صدا زدن خانم  و نام فامیل آن ها را صدا بزنم  تا ایجاد فاصله ای شود  چرا که از نظر کاری بین نیروی تدریس و  نیروی اجرایی مناسباتی هست و در هنگامی که برای کارهای فوق برنامه  مثل ساخت دکور، سرود و ساخت دومینو نیاز به گرفتن زنگ کسی بود یا نیاز بود برای کار دانش آموزی اجازه بگیرند که در فلان زنگ سر کلاس نیاید، کلاس من جزو گزینه های اوّل برای درخواست نباشد و در موارد غیر ضروری اجازه نمی دادم یا با شرط. هر چند که این به خود افراد هم بستگی دارد مثلاً برخی مشاورها بسیار احترام می گذاشتند و ارتباط صمیمی با آن ها به دانش آموز کمک می کرد اما برخی مشاور ها برای به دست آوردن تایید و محبوبیت از طرف دانش آموز کارهای عجیب و غریبی می کردند مثل درخواست تغییر نمره از معلم ها و  یا … این نوع محبوبیت گرفتن از دانش آموز فایده ای ندارد، دانش آموز معمولا به مشاور خوب و محرم راز صحبت می کند رازداری و کمک واقعی مهمترین دلیل اعتماد دانش آموز است.

برخی تجربه ها که اوایل برایم ناخوشایند بود اما در واقع کمکم کرد:

الف) مثال های دسته اوّل:  این که فردی شماره ی رزومه ای را که به شرکت فرستاده بودم با تلگرام شخصی خود استفاده کرده و انتظار داشت من مشخصاتم را به تلگرام شخصی او بفرستم/ روابط عمومی انتشاراتی که باز یکی از کارکنان با تلگرام شخصی خود انتظار داشت من مدارکم را به تلگرام شخصی او بفرستم  /این که در حیط انجام پروژه روز تعطیل یا ساعت دیروقت با تلفن یا ایمو زنگ زده اند /   دایرکت “عزیزم شماره ات رو لطف کن ما چند تا کار داریم” بدون پرسیدن اینکه شما چه شرایطی دارید …

ب )مثال دوم چند ماه قبل خانم مدیری  که شماره من را از یکی از همکاران گرفته بود با من تماس گرفت برای همکاری در ابتدا من را با نام کوچک خطاب کرد بعد فامیلم را گفتم و همچنان من را با نام فامیل + جان خطاب کرد این شیوه خطاب کردن (نام فامیل + جان) مثل در فضای تدریس معمولاً برای کوچک تر ها و تازه کار هاست و اولین سیگنال را برای رد پیشنهادش به من داد. در شرایطی که داشتم پیشنهادش را به لحاظ زمانی رد می کردم دو یا سه بار گفت: « شما می تونی درسته مبحثش جدیده حتماً توانایی اش رو داری من تعریف شما رو شنیدم» و من هم هر بار محکم گفتم که « بله که می توانم من صحبتی از نتوانستن نکرده ام بیشتر از ۱۰ سال سابقه دارم صحبت من زماتی است که بخواهم به شما بدهم »  و باز در حین صحبت هایش برای جلب نظر من از گزینه هایی گفت که مربوط به من می شد مثل نزدیکی رفت و آمد ( که احتمالاً آمارش را از همان فرد معرف گرفته بود)  در حالی که پیشنهاد دهنده در این شرایط باید از توانایی های خودش بگوید مثلا به عنوان مدیر حاضر است چه کاری برای من بکند، در چه مورد قوانین دست و پاگیر برای من استثنا قائل شود یا چه حقوقی به من اختصاص دهد و از شجاعت خودش بگوید.  مورد بعدی که دیگر حسابی سیگنال ناتوانی و عدم تمایل به همکاری را ساطع کرد این جمله بود « بیا فلان دختر هم هست، با هم هستید کنار هم » و من گفتم « فلان دختر که می گویید جزو دوره ی شاگردان من بوده است» و باز هم این را تکرار کرد، اهمیت ندادن به تجربه، توانایی از بزرگترین اشتباهات یک پیشنهاد دهنده است گاهی جملات بار معنایی دارند. و در نهایت گفت «الان می تونی بیای اینجا» همان جا بود که حساب کار دستم آمد جلسه های ناگهانی، درخواست های بدون اطلاع قبلی، توجه نکردن به زمان شما، روزهای کاری بدون اطلاع قبلی پیش رو خواهد بود. با اینکه قطعا قصد بدی نداشته و حتی اینکه خود مدیر تماس گرفته نشانه ی احترام ویژه است و متشکرم اما گاهی استفاده از یک منشی آدابدان و غیر حساس و صبور،برگ برنده ی مدیریت است.

ج) یک مورد دیگر که کاری نیست اما با به مدیریت ارتباطات بر می گردد تماس های برای آشنایی است، گاهی افراد برای متانت پیشنهاد کاری می دهند اما پیشنهاد واضحی نیست، مثلا می گویند می خواهم فلان کار را بکنم و از فرم ها استفاده کنید میزان بودجه ی افراد، کار دقیقی که از شما می خواهند همه را بپرسید تا بتوانید پروژه ی واقعی را از پروژه نما ها تشخیص دهید. البته این به این معنی نیست که من مخالف همکاری برای آشنا شدن باشم اما بهتر است همکاری های برای آشنایی پروژه های برد-برد(win-win) باشند مثل یادگیری، ورزش و خلق چیزی که هم اهل کار بودن، منظم بودن و متعهد بودن همدیگر را ملاک بزنید و هم دچار تله ی کار رایگان و از دست دادن انرژی بیهوده نشوید. اتفاقا به نظرم کارها و فعالیت های سالم و برد – برد  بهترین ها هستند. برخی هم نوع دیگری برخورد می کنند و از همان ابتدا با جمله ی اینکه من مثل بقیه جوان های امروزی نیستم و قصد ازدواج دارم پیش می آیم گاهی این از روی ادب و فروتنی است ولی گاهی به طور ضمنی بار خود را بالاتر دیدن دارد. مثلا فردی در راه زودتر پیاده شد و از من خواست که با او آشنا شوم گفت که با سنی که دارد می دانم من نجابت دارم ( در همان پنج دقیقه!) و  گفتم مگر چه قدر سن داری ، سنش را که گفت، گفتم من از شما دو سال بیشتر عمر گرفته ام  گفت ” عیب ندارد” خنده ام گرفت گفتم مگر قرار است عیب داشته باشد معمولا برعکس این جمله را شنیده بودم یعنی  پرسیده شده ” آیا از نظر شما عیب ندارد؟” یا مثلا معمولا پیام ها را در زمانی که مناسب نباشد نمی خوانم تا مورد اعتراض قرار نگیرم اما گاهی به ندرت که پیامی را با لحنی صمیمی دریافت کنم  اگر بار اول باشد تذکر نمی دهم و اما پاسخ هم نمی دهم و  یک بار جوابی که شنیدم باز از بالا به پایین بود ” من ناراحت هستم که شما جواب من را نمی دهی، من قصد ازدواج دارم و می خواستم که شما را انتخاب کنم ”  یا ” چرا پیام من را نخواندی”  به جای پیامی چون ” بابت پیام متاسفم” یا ” آیا مشکلی پیش اومده که فرصت پاسخ پیدا نکردید” در حالی که در ادب پیشنهاد دادن کاری/ غیرکاری این هست که فرض را این نگذارند که فرد مقابل درخواست کننده و پذیرنده و فردی که پیشنهاد می دهد یا کارفرماست دارای قدرت و قهرمانی است و انتخاب  یا سرمایه گذاری او لطف است.

همان طور که گفتم در نهایت باید به مرحله ای برسید که دریافت پیام نامتناسب با فضای شما برای شما بی اهمیت باشد اما با تعیین روال و مراحل کار را برای افراد که اکثر آن ها افرادی مهربان، قابل احترام  هستند و شما برای خدمت به آن ها کار می کنید باید کاری کنید که آن ها سریع تر و راحت تر و در چارچوب شما با شما ارتباط کاری/ سفارشی/ مالی  داشته باشند تا وقت شما به خوبی مدیریت شود و فرصت کافی برای خانواده، ورزش، مطالعه و تفریح باقی بماند.

کار بسیار هست و شاید بهتر بود به جای نوشتن این متن وقتم را روی یک فرم در وب سایت یا گوگل داک می گذاشتم اما معتقدم که این تجربیات که آرام آرام دارم کسب می کنم را باید بنویسم برخی را در دفتر و برخی را برای کمک به دوستانی که بعدا این مسیر را می روند.

 

نویسنده: حدیث

حدیث ملکی (بیسکولنز): کارگردان هنری و پژوهشگر کوچولویی که از دنیای انیمیشن به دنیای واقعی آمده، قصه ها و دانستنیها را به تصویر می کشد| کارشناس ارشد انیمیشن، کارشناس مهندسی نرم افزار http://bisculens.ir | http://hmaleki.ir

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *